Wat doet een notaris bij het oprichten van een BV

Je hebt besloten om een BV op te richten, maar dan kom je een verplichte stap tegen die je niet kunt overslaan: een bezoek aan de notaris. Voor veel startende ondernemers voelt dit als een black box. Wat gebeurt daar precies, waarom is het verplicht, en waarom kost het geld terwijl je het gevoel hebt dat je zelf ook een formulier had kunnen invullen? Bij FIFEC begeleiden we regelmatig ondernemers en expats door dit proces, en de vraag wat doet een notaris bij bv oprichten komt bijna elke keer terug. Hieronder leggen we het stap voor stap uit. 

Waarom Is een Notaris Verplicht bij het Oprichten van een BV? 

In Nederland is een BV (Besloten Vennootschap) wettelijk gezien pas een BV zodra er een notariële akte is gepasseerd. Dit staat los van je inschrijving bij de KVK die komt daarna. De reden dat de wet een notaris verplicht stelt, is bescherming: een BV geeft je beperkte aansprakelijkheid, en de wetgever wil zeker weten dat die rechtsvorm zorgvuldig en juist tot stand komt, met een onafhankelijke partij die alles controleert.  Dit maakt notaris bv oprichten wezenlijk anders dan bijvoorbeeld het inschrijven van een eenmanszaak, wat je zelf bij de KVK kunt regelen zonder tussenkomst van een derde partij. 

Wat Doet een Notaris bij BV Oprichten, Concreet? 

De rol van de notaris komt neer op vier taken: 

1. Identiteit en bevoegdheid controleren. De notaris controleert wie de oprichters zijn, of zij bevoegd zijn om de BV op te richten, en of er geen juridische belemmeringen zijn (zoals een lopend faillissement of bewind). 

1. De oprichtingsakte opstellen. Dit is het juridische kerndocument hierover hieronder meer. 

1. UBO-informatie doorgeven. Bij het passeren van de akte registreert de notaris ook wie de Ultimate Beneficial Owner(s) zijn bij het UBO-register van de KVK. 

1. Inschrijving bij de KVK regelen. Na het passeren van de akte zorgt de notaris ervoor dat de BV wordt ingeschreven in het Handelsregister. 

De notaris toetst dus niet alleen of het papierwerk klopt. Hij of zij is wettelijk verplicht om te controleren of de oprichting rechtmatig is, en mag weigeren om een akte te passeren als er twijfel bestaat over de herkomst van het kapitaal of de identiteit van de betrokkenen. Dat is precies waarom je dit niet zelf kunt regelen zoals bij een eenmanszaak. 

Wat Staat er in een Oprichtingsakte? 

De akte van oprichting bv is het document waarin de BV juridisch tot leven komt. Wat staat er in een oprichtingsakte is grotendeels wettelijk voorgeschreven, en bevat in ieder geval: 

1. De statutaire naam en zetel van de BV 

1. Het doel van de onderneming (de statutaire doelomschrijving) 

1. Het maatschappelijk kapitaal en het geplaatste kapitaal bij een BV is dit vanaf €0,01 mogelijk 

1. De namen van de oprichters en aandeelhouders, en hoeveel aandelen ieder houdt 

1. De statuten: de interne “spelregels” van de BV, zoals hoe bestuurders worden benoemd, hoe besluiten worden genomen, en wat er gebeurt bij overdracht van aandelen 

1. De benoeming van de eerste bestuurder(s) 

De statuten zijn vaak het onderdeel waar ondernemers te snel overheen lezen. Ze bepalen bijvoorbeeld of je later makkelijk een medeoprichter kunt toevoegen, of aandelen vrij overdraagbaar zijn, en hoe een geschil tussen aandeelhouders wordt opgelost. Een standaardsjabloon werkt voor een eenvoudige BV met één aandeelhouder prima, maar zodra er meerdere oprichters of investeerders bij betrokken zijn, is het de moeite waard om hier goed naar te laten kijken problemen die je nu in vijf minuten kunt voorkomen, kosten je over twee jaar een conflict. 

Van Concept tot Passeren: Hoe het Proces Eruitziet 

In de praktijk verloopt het traject meestal zo: 

1. Je bespreekt de gewenste structuur met de notaris (of met je adviseur, die dit met de notaris afstemt): aandeelhouders, kapitaal, bestuur. 

1. De notaris stelt een conceptakte op en stuurt deze ter controle. 

1. Je (en eventuele medeoprichters) controleren de conceptakte dit is het moment om vragen te stellen of aanpassingen te vragen. 

1. De akte wordt gepasseerd: je ondertekent, vaak inmiddels ook volledig digitaal mogelijk sinds de invoering van online BV-oprichting. 

1. De notaris registreert de UBO's en meldt de oprichting bij de KVK. 

Voor buitenlandse ondernemers of expats die dit vanuit het buitenland regelen, is stap 1 en 3 vaak het lastigste onderdeel niet omdat het proces ingewikkeld is, maar omdat je in het Engels wil kunnen begrijpen wat er precies in een Nederlandse juridische tekst staat voordat je je handtekening zet. Bij FIFEC's dienst voor bedrijfsoprichting begeleiden we dit hele traject in het Engels, van de eerste keuze van structuur tot en met het passeren van de akte bij de notaris. 

Kosten en Doorlooptijd 

De notariskosten voor een standaard BV-oprichting liggen doorgaans tussen de €500 en €1.000, afhankelijk van de complexiteit van de structuur en de gekozen notaris. Bij een eenvoudige structuur met één aandeelhouder en standaardstatuten kan het hele traject van eerste gesprek tot inschrijving bij de KVK binnen één tot twee weken worden afgerond. Bij complexere structuren met meerdere aandeelhouders, buitenlandse partijen, of maatwerkstatuten loopt dit vaak op. 

Veelgestelde Vragen 

Wat doet een notaris bij het oprichten van een BV?  De notaris controleert de identiteit en bevoegdheid van de oprichters, stelt de oprichtingsakte op, passeert deze, registreert de UBO's en zorgt voor inschrijving bij de KVK. Zonder notariële akte bestaat er juridisch gezien geen BV.  Wat staat er in een oprichtingsakte?  De statutaire naam en zetel, de doelomschrijving, het kapitaal, de aandeelhouders en hun aandelen, de statuten, en de benoeming van de eerste bestuurder(s).  Kan ik een BV oprichten zonder notaris?  Nee. In Nederland is een notariële akte wettelijk verplicht voor de oprichting van een BV. Dit is een van de belangrijkste verschillen met een eenmanszaak, die je zelf bij de KVK kunt inschrijven.  Hoeveel kost het om een BV op te richten via de notaris?  Reken meestal op €500 tot €1.000 aan notariskosten voor een standaardstructuur. Complexere structuren met meerdere aandeelhouders of maatwerkstatuten kosten meer. 

In Één Keer Goed Geregeld 

De notaris is geen bureaucratische formaliteit, maar de partij die er juridisch voor zorgt dat je BV correct en waterdicht wordt opgericht. De statuten die daarbij worden vastgelegd, bepalen jarenlang hoe je bedrijf functioneert dus het loont om hier vanaf dag één de juiste keuzes in te maken, in plaats van achteraf te moeten corrigeren.  Wil je dit traject zonder gedoe en volledig in het Engels laten begeleiden? FIFEC's dienst voor bedrijfsoprichting regelt de structuur, de afstemming met de notaris en de inschrijving bij de KVK, zodat je BV in één keer goed staat.